Vergi Usul Kanun'una Göre Belgesiz Giderler

    Vergi mükellefleri için kayıt düzeni ve belge ispatı, vergi mevzuatının temel taşlarından biridir. Özellikle ticari faaliyetlerde ve giderlerin beyanında, yapılan işlemlerin belgelendirilmesi büyük önem arz etmektedir. Peki, hangi durumlarda belge düzenlemek zorunludur, hangi durumlarda ise istisnalar söz konusudur? Bu yazımızda, Vergi Usul Kanunu'nun 227 ve 228. maddeleri çerçevesinde "İspat Edici Kağıtlar" ve "Tevsiki Zaruri Olmayan Kayıtlar" konularını ele alacağız.

Vergi Hukukunda İspat: Belgeler ve İstisnalar

İspat Edici Kağıtlar: Belgelendirme Zorunluluğu (VUK Madde 227)

    Vergi Usul Kanunu'nun 227. maddesi, vergi mükelleflerinin tutmakla yükümlü oldukları kayıtların ve üçüncü şahıslarla olan ilişkilerine dair işlemlerin belgelendirilmesi gerektiğini açıkça belirtir. Bu, vergi denetimlerinde işlemlerin doğruluğunun kanıtlanması için ispat edici bir adımdır.

Kimler Belge Düzenlemeli?

• Defter Tutan Mükellefler: Kanun gereği defter tutmak zorunda olan tüm mükellefler, üçüncü şahıslarla yaptıkları tüm muameleleri ve tuttukları kayıtları belgelerle desteklemek zorundadır. Bu, gelir ve giderlerin, alacak ve borçların doğru bir şekilde muhasebeleştirilmesini sağlar.

• Defter Tutmak Zorunda Olmayan Mükellefler: Defter tutma mecburiyeti olmayan mükellefler de, vergi matrahlarının tespiti ile ilgili yaptıkları giderleri belgelemekle yükümlüdürler. Örneğin, basit usulde vergilendirilen bir esnafın işiyle ilgili yaptığı harcamaları belgelemesi gerekir. Ancak, kanunlarda götürü olarak belirlenmiş giderler bu kapsamın dışındadır.

Elektronik Belgeler ve Geçersizlik Durumları

    Günümüz dijital çağında elektronik belgelerin önemi artmıştır. VUK 227'nci maddeye göre, elektronik ortamda düzenlenmesi gereken belgeler de dahil olmak üzere, Vergi Usul Kanunu'na göre Maliye ve Gümrük Bakanlığı tarafından mükelleflere kullanma mecburiyeti getirilen belgelerin, gerekli zorunlu bilgileri taşımaması halinde vergi kanunları açısından hiç düzenlenmemiş sayılır. Bu durum, belgenin hukuki geçerliliğini tamamen ortadan kaldırır ve vergi cezalarıyla sonuçlanabilir.

Maliye Bakanlığı'nın Yetkisi

    Maliye ve Gümrük Bakanlığı, zorunlu belgelerde bulunması gereken bilgileri belirleme ve hatta bazı belgelere düzenlenme saatinin yazılması mecburiyetini getirme yetkisine sahiptir. Bu yetki, belge düzenindeki standardizasyonu ve denetim kolaylığını sağlamayı amaçlar.

Tevsiki Zaruri Olmayan Kayıtlar: Belge Aranmayan Giderler (VUK Madde 228)

    Her gider için belge almak her zaman mümkün veya teamüllere uygun olmayabilir. Vergi Usul Kanunu'nun 228'inci maddesi, belirli durumlarda ispat edici belge aranmayacak giderleri listeler:

1. Örf ve Teamüle Göre Belge Aranmayan Müteferrik Giderler: Gündelik hayatta veya iş akışında, belgeye dayandırılması alışılmış olmayan küçük, dağınık giderler bu kategoriye girer. Örneğin, şehir içi toplu taşıma ücretleri gibi.

2. Belgenin Teminine İmkan Olmayan Giderler: Bazı durumlarda, yapılan bir gider için belge temin etmek fiilen mümkün olmayabilir. Bu gibi istisnai durumlar da madde kapsamında değerlendirilir.

3. Vergi Kanunlarına Göre Götürü Tespit Edilen Giderler: Vergi kanunlarında belirli oranlarda veya tutarlarda götürü olarak kabul edilen giderler için ayrıca belge aranmaz. Örneğin, GMSİ mükellefiyeti kapsamından beyanname vermek zorunda olup götürü gider yöntemini seçen mükellefler, gerçek giderlere karşılık olmak üzere hasılatlarından %15’ini götürü olarak indirebilirler.

Önemli Not: Yukarıda belirtilen 1 ve 2 numaralı fıkralardaki giderlerin, gerçek miktarları üzerinden kayıtlara geçirilmesi ve bu miktarların işin genişliğine ve mahiyetine uygun olması şarttır. Yani, belge olmasa bile, beyan edilen giderin makul ve işin doğasına uygun olması beklenir.

Sonuç

    Vergi mükellefleri için belge düzenleme ve saklama yükümlülüğü, vergi süreçlerinin şeffaflığı ve doğruluğu açısından kritik öneme sahiptir. Kanunun belirlediği istisnalar dışında, her işlemin ispat edici bir belge ile desteklenmesi, olası vergi incelemelerinde mükelleflerin haklarını korumalarına yardımcı olacaktır. Elektronik belgelerin yaygınlaşmasıyla birlikte, bu alandaki güncel düzenlemeleri takip etmek de büyük önem taşımaktadır.